La documentación de procesos ha cobrado gran relevancia dentro del mundo empresarial, con ello la necesidad de tener un orden dentro de una organización crece y debido a eso encontramos una demanda de consultorías, es decir, los empresarios buscan la manera de generar procesos para sus empresas que les permitan optimizar la productividad de su trabajo, de ahí la importancia de la documentación, de la cuál ya hemos hablado en otro artículo.
Sin embargo, podrías estarte preguntando ¿esto cómo te beneficiaría?, ¿qué tipo de empresas son las que necesitan una documentación? Bueno, pues esas y más preguntas son las que intentaremos abordar en este artículo, donde te explicaremos algunos de los beneficios que conlleva documentar procesos y procedimientos para tu empresa.
En ocasiones pensamos que para poder generar una documentación es necesario tener una empresa grande, con varios departamentos y mucho personal, pero no es así, todas las empresas o negocios necesitan un proceso de documentación, pues esto ayuda a mejorar el orden y tener mayor control sobre las actividades, productos y servicios que tu negocio ofrece, además, cualquier empresa puede se puede manejar de la misma forma que los grandes corporativos aunque sean pymes, siempre y cuando se consiga una buena consultoría en este tema, por ejemplo, en Setalent te asesoramos para incrementar el crecimiento y productividad de tu negocio, y así puedas operar como las grandes empresas.
Entonces, recordemos que documentar procesos y procedimientos de una empresa significa diagramar actividades, elaborar manuales de procesos y generar formatos que nos faciliten llevar a cabo diversas tareas, ya sea para el personal actual o para los nuevos integrantes de la empresa; las ventajas que la documentación trae consigo pueden variar respecto a la organización, pero básicamente encontramos 4: mejorar el orden, aumento de productividad, reducción de costos y crecimiento de la empresa.
Empecemos por orden, literalmente, el orden dentro de nuestra empresa es de suma importancia si queremos mejorar el rendimiento de nuestro trabajo; al realizar una documentación lo que hacemos es organizar las tareas que le corresponden a cada persona o área, así como especificar los tiempos de cada actividad. Ya con este proceso se tendrá un mayor control sobre el tipo de servicio, producto, o atención que se le esté brindando al cliente, pues podremos detectar si hay fallas en el proceso y donde es necesaria una corrección, por ejemplo, si hay algún retraso de actividades (como en la cotización, en la entrega de productos, en la respuesta de atención), sabremos quién es el encargado de dicha actividad y cómo debería desarrollarla.
Una vez que tengamos organizados nuestros procesos y hayamos identificado las áreas de oportunidad, podremos realizar estrategias que nos permitan aumentar la productividad de nuestro negocio, tanto en la calidad del servicio, como en la optimización de tiempos, pues podremos reestructurar nuestra empresa y desarrollar nuevos planes de implementación dependiendo de nuestras necesidades.
Ahora bien, otra de las ventajas es la reducción de costos, y esta se genera una vez que hemos sistematizado cada proceso e implementado nuevas estrategias, pues al identificar las áreas de oportunidad que se deben mejorar sabremos si es necesario cambiar de proveedores, de productos, si se está haciendo algún gasto doble o innecesario en algún proceso, en general, sabiendo dónde está el problema podremos eliminarlo.
Finalmente, con los anteriores puntos desarrollados, podremos ver un crecimiento de la empresa tanto a nivel económico como estructural, es decir, las mejoras se verán reflejadas en mayores ingresos de utilidad, mayor organización del personal, mejores relaciones comerciales con los clientes y socios, en fin, al documentar procesos y procedimientos encontramos una nueva forma de reestructurar la empresa y mejorar el rendimiento de nuestro equipo.
Referencias
Iddeo (s.f). LA GESTIÓN POR PROCESOS, Sitio Web: https://www.aragon.es/documents/20127/674325/GESTION_PROCESOS.pdf/65a4a4d1-dfe7-4bd4-335a-4870463e13e9
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