¿Alguna vez te has puesto a pensar en las actividades que haces día con día? Desde que despiertas por la mañana hasta que te acuestas por la noche, cuando sales a caminar, cuando preparas el desayuno, incluso cuando tomas un descanso, todas y cada una de las actividades que realizas llevan un proceso, ¿lo habías notado?; Revolución Industrial “Supuso el tránsito de una economía agraria y artesanal a otra marcada por la industria y la producción mecanizada. (Clases de Historia)”, la cual inició la organización científica del trabajo.
Con las empresas sucede algo similar, cada área que compone una organización realiza actividades que es importante documentar, con el objetivo de optimizar su rendimiento y cumplir con el buen funcionamiento de la empresa. En este artículo hablaremos de la importancia de documentar procesos y los beneficios que esto aporta para tu empresa.
Pero ¿qué es un proceso?, técnicamente podemos decir que es un conjunto de actividades que, de manera sucesiva, tienen un objetivo en específico y que generan un resultado, esto es realizado por una o un grupo de personas quienes participan en dichas actividades, cada una aportando una acción distinta.
Por ejemplo, para hacer una fiesta sorpresa lo primero sería que haya un cumpleañero (requerimiento), posteriormente debe haber una persona encargada de organizar la fiesta (área), quien realiza las actividades de comprar, invitar, ordenar, etc., todo hasta llegar al final del proceso, que sería el momento en el que todos gritan ¡sorpresa! Parece fácil ¿no?, pero si quisiéramos documentar este proceso, tendríamos que redactar de manera concisa lo elemental de cada actividad, para poder realizar un manual en el que quede registrada esa información, así para la siguiente fiesta de cumpleaños, otras personas sepan cuáles son los pasos para que todo salga bien (para más ejemplos, consulta el siguiente video report).
Entonces, como lo hemos dicho en un inicio, cada acción que realizamos implica un proceso que nos permite cumplir con el objetivo de una actividad, cuando hablamos específicamente de procesos empresariales, o procesos de negocios, nos damos cuenta que las actividades dependen ya no sólo de una persona, sino de un departamento, área, o equipo de trabajo, de ahí que cobre mayor relevancia documentar procesos generales y específicos de una empresa para mejorar su productividad y rendimiento.
Para realizar un manual de procesos necesitamos básicamente dos cosas:
- La o las personas encargadas de levantar la información para elaborar el documento, es decir, quienes serán las responsables de hacer anotaciones y registros de las actividades o procesos a documentar, para posteriormente organizarlo todo en un manual.
- El o los informantes de cada área o departamento, quienes se encargarán de brindar información y detalles específicos sobre cada actividad que se realiza, de inicio a fin.
Cabe mencionar que cada manual de procesos será distinto y dependerá del tipo de empresa, área y personal que se esté documentando en ese momento, podemos encontrar manuales desde el área comercial, marteking, administración, finanzas, reclutamiento, recursos humanos, etc.; incluso dentro de cada área se pueden documentar procesos aún más específicos.
Y podrías preguntarte, ¿para qué documentar cada detalle? Al hacerlo, tenemos la oportunidad de identificar las áreas de oportunidad que puedan presentarse y que en muchas ocasiones entorpecen el rendimiento de los trabajadores, y por ende, el de la empresa, en estos casos existen diferentes opciones que te ofrecen propuestas de mejora para una empresa, en donde grupos de expertos en el tema trabajan en conjunto con tu personal para perfeccionar el funcionamiento de la organización. En Setalent Procesos de Negocio, te ayudamos a reconocer los detalles que pueden obstaculizar el éxito de tu negocio, y te proponemos herramientas para ayudarte a desarrollar una mejora en la productividad.
Y podrías preguntarte, ¿para qué documentar cada detalle? Al hacerlo, tenemos la oportunidad de identificar las áreas de oportunidad que puedan presentarse y que en muchas ocasiones entorpecen el rendimiento de los trabajadores, y por ende, el de la empresa, en estos casos existen diferentes opciones que te ofrecen propuestas de mejora para una empresa, en donde grupos de expertos en el tema trabajan en conjunto con tu personal para perfeccionar el funcionamiento de la organización. En Setalent Procesos de Negocio, te ayudamos a reconocer los detalles que pueden obstaculizar el éxito de tu negocio, y te proponemos herramientas para ayudarte a desarrollar una mejora en la productividad.
Referencias
Universidad de los Andes, (2018), Documentación de Procesos, Dirección de Planeación y Evaluación. Sitio web: https://planeacion.uniandes.edu.co/images/Arquitectura-Institucional/PRO-45-1-01-01_Documentacion_de_procesos1.pdf
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