¿Por Qué es Importante Documentar Procesos? Razones Reales

¿Alguna vez te has puesto a pensar en las actividades que haces día con día? Desde que despiertas por la mañana hasta que te acuestas por la noche, cuando sales a caminar, cuando preparas el desayuno, incluso cuando tomas un descanso, todas y cada una de las actividades que realizas llevan un proceso, ¿lo habías notado?; Revolución Industrial “Supuso el tránsito de una economía agraria y artesanal a otra marcada por la industria y la producción mecanizada. (Clases de Historia)”, la cual inició la organización científica del trabajo.

Con las empresas sucede algo similar, cada área que compone una organización realiza actividades que es importante documentar, con el objetivo de optimizar su rendimiento y cumplir con el buen funcionamiento de la empresa. En este artículo hablaremos de la importancia de documentar procesos y los beneficios que esto aporta para tu empresa.

Pero ¿qué es un proceso?, técnicamente podemos decir que es un conjunto de actividades que, de manera sucesiva, tienen un objetivo en específico y que generan un resultado, esto es realizado por una o un grupo de personas quienes participan en dichas actividades, cada una aportando una acción distinta.

Por ejemplo, para hacer una fiesta sorpresa lo primero sería que haya un cumpleañero (requerimiento), posteriormente debe haber una persona encargada de organizar la fiesta (área), quien realiza las actividades de comprar, invitar, ordenar, etc., todo hasta llegar al final del proceso, que sería el momento en el que todos gritan ¡sorpresa! Parece fácil ¿no?, pero si quisiéramos documentar este proceso, tendríamos que redactar de manera concisa lo elemental de cada actividad, para poder realizar un manual en el que quede registrada esa información, así para la siguiente fiesta de cumpleaños, otras personas sepan cuáles son los pasos para que todo salga bien (para más ejemplos, consulta el siguiente video).

Entonces, como lo hemos dicho en un inicio, cada acción que realizamos implica un proceso que nos permite cumplir con el objetivo de una actividad, cuando hablamos específicamente de procesos empresariales, o procesos de negocios, nos damos cuenta que las actividades dependen ya no sólo de una persona, sino de un departamento, área, o equipo de trabajo, de ahí que cobre mayor relevancia documentar procesos generales y específicos de una empresa para mejorar su productividad y rendimiento.

Para realizar un manual de procesos necesitamos básicamente dos cosas:

La o las personas encargadas de levantar la información para elaborar el documento, es decir, quienes serán las responsables de hacer anotaciones y registros de las actividades o procesos a documentar, para posteriormente organizarlo todo en un manual.
El o los informantes de cada área o departamento, quienes se encargarán de brindar información y detalles específicos sobre cada actividad que se realiza, de inicio a fin.

Cabe mencionar que cada manual de procesos será distinto y dependerá del tipo de empresa, área y personal que se esté documentando en ese momento, podemos encontrar manuales desde el área comercial, marteking, administración, finanzas, reclutamiento, recursos humanos, etc.; incluso dentro de cada área se pueden documentar procesos aún más específicos.

Y podrías preguntarte, ¿para qué documentar cada detalle? Al hacerlo, tenemos la oportunidad de identificar las áreas de oportunidad que puedan presentarse y que en muchas ocasiones entorpecen el rendimiento de los trabajadores, y por ende, el de la empresa, en estos casos existen diferentes opciones que te ofrecen propuestas de mejora para una empresa, en donde grupos de expertos en el tema trabajan en conjunto con tu personal para perfeccionar el funcionamiento de la organización. En Setalent Procesos de Negocio, te ayudamos a reconocer los detalles que pueden obstaculizar el éxito de tu negocio, y te proponemos herramientas para ayudarte a desarrollar una mejora en la productividad.

Referencias

Universidad de los Andes, (2018), Documentación de Procesos, Dirección de Planeación y Evaluación. Sitio web: https://planeacion.uniandes.edu.co/images/Arquitectura-Institucional/PRO-45-1-01-01_Documentacion_de_procesos1.pdf

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¿A quién le toca?

Qué empresas necesitan documentar sus procesos

La idea más extendida —y la que más nos encontramos en la primera reunión— es que documentar es cosa de empresas grandes, con muchos departamentos y mucha gente. No es así. El tamaño no es lo que determina la necesidad; lo que la determina es cuánto del conocimiento de la operación vive solamente en la cabeza de las personas.

Un negocio de ocho personas donde cada quien resuelve a su manera tiene más urgencia de documentar que una empresa de doscientas con manuales al día. Estas son las cuatro señales que vemos una y otra vez:

Alguien se va de vacaciones y su área se frena

Si la operación depende de que una persona concreta esté disponible, el conocimiento no está en la empresa: está en esa persona.

Las preguntas siempre acaban en el dueño

Cuando todas las decisiones suben al mismo escritorio, no hay un criterio escrito que el equipo pueda aplicar solo.

Cada persona hace lo mismo de forma distinta

Dos vendedores cotizan diferente, dos almacenistas reciben diferente. El resultado depende de quién atienda, no del proceso.

Entrenar a alguien nuevo toma meses

Sin nada escrito, cada incorporación se aprende mirando a un compañero, y se heredan también sus atajos y sus errores.

Si reconoces dos o más, documentar deja de ser un proyecto de mejora y pasa a ser una necesidad operativa. Y no hace falta empezar por todo: se arranca por el proceso que más duele.

¿Y cuándo conviene esperar? Si tu negocio todavía está definiendo qué vende o a quién, documentar lo que hoy haces sirve de poco: lo vas a cambiar en tres meses. Primero se estabiliza el modelo, luego se documenta. Te lo decimos así de claro aunque signifique no cotizarte todavía.

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