Una descripción de puesto (o descripción de puestos, cuando hablamos de todas las de la empresa) es el documento que define por escrito qué hace una posición, de quién depende, qué resultados se esperan de ella y qué necesita saber quien la ocupe.
Por el equipo de Setalent Consultoría Empresarial · Consultores certificados EC0249 (CONOCER) y Lean Six Sigma Black Belt · Actualizado: octubre de 2026
Es la base de casi todo lo demás en recursos humanos: sin ella no puedes contratar con criterio, evaluar con objetividad ni definir sueldos con lógica. Aquí te explicamos qué debe incluir y cómo hacerla paso a paso.
¿Qué es una descripción de puestos?
Es la ficha oficial de una posición dentro de tu empresa. No describe a la persona que hoy ocupa el puesto, sino el puesto en sí: existiría igual aunque esa persona se fuera mañana.
Esa diferencia es clave. Cuando una empresa no tiene descripciones, los puestos se moldean a la medida de quien los ocupa — y cuando esa persona se va, nadie sabe exactamente qué hacía.
Si tuvieras que contratar mañana a alguien para un puesto de tu empresa, ¿podrías explicarle por escrito qué se espera de él en los primeros tres meses? Si la respuesta es no, ahí está el hueco.
¿Para qué sirve una descripción de puestos?
- Contratar mejor: sabes exactamente qué perfil buscar y contra qué evaluar a los candidatos.
- Acelerar la inducción: la persona nueva entiende su rol desde el primer día, sin adivinar.
- Evaluar con objetividad: el desempeño se mide contra lo que el puesto exige, no contra percepciones.
- Definir sueldos con criterio: puedes comparar puestos entre sí y con el mercado sobre una base clara.
- Evitar duplicidades y huecos: al escribirlas descubres tareas que nadie hace y otras que hacen tres personas.
- Reducir la dependencia de personas clave: el conocimiento del puesto queda en la empresa.
¿Qué debe incluir una descripción de puestos?
| Elemento | Qué responde |
|---|---|
| Identificación | Nombre del puesto, área, a quién reporta y a quién supervisa. |
| Objetivo del puesto | Para qué existe esta posición en una sola frase. |
| Funciones y responsabilidades | Qué hace, con qué frecuencia y hasta dónde llega su autoridad. |
| Resultados esperados | Cómo se sabe que el puesto está funcionando bien. |
| Requisitos | Escolaridad, experiencia y conocimientos técnicos mínimos. |
| Competencias | Habilidades de comportamiento necesarias para el rol. |
| Relaciones | Con qué áreas, clientes o proveedores interactúa. |
| Condiciones | Horario, ubicación, viajes y particularidades del trabajo. |
¿Cómo hacer una descripción de puestos paso a paso?
Empieza por los puestos clave
No intentes documentar toda la empresa de golpe. Arranca por los puestos críticos o los que más rotan, que es donde más duele no tenerlos.
Entrevista a quien ocupa el puesto
Pregunta qué hace realmente en su día a día, no lo que dice el organigrama. Casi siempre aparecen tareas que nadie sabía que hacía.
Contrasta con su jefe directo
Lo que la persona cree que debe hacer y lo que su jefe espera de ella no siempre coincide. Ese desajuste sale a la luz aquí.
Redacta el puesto, no a la persona
Describe la posición como debe ser, no como la ejecuta quien está hoy. Usa verbos concretos: coordina, autoriza, elabora, supervisa.
Define cómo se mide
Agrega dos o tres resultados esperados. Sin esto, la descripción se queda en una lista de tareas y no sirve para evaluar.
Valida, publica y mantén
Revísala con el jefe del área, ponla al alcance de todos y actualízala cuando el puesto cambie. Una descripción vieja confunde más de lo que ayuda.
Consejo
Las descripciones de puestos funcionan mucho mejor cuando se hacen junto con el mapeo de procesos: el proceso dice qué se hace y en qué orden; la descripción dice quién responde por cada parte. Hacer una sin la otra deja huecos.
Ejemplo de descripción de puesto: así se ve completa
EMPRESA DEMO — datos ilustrativos, no es un caso real. MERIDIANO Servicios Empresariales es una empresa ficticia que usamos para mostrar el formato sin exponer información de clientes.
Así se ve una descripción de puesto terminada. Es el puesto de Ejecutivo de Cobranza, el mismo que aparece en nuestro ejemplo de manual de procesos: la descripción dice qué hace la persona y el manual dice cómo lo hace.
| Puesto | Ejecutivo de Cobranza |
| Área | Administración y Finanzas |
| Reporta a | Gerente de Administración y Finanzas |
| Supervisa a | Nadie |
| Propósito del puesto | Emitir correctamente las facturas y recuperar la cartera dentro del plazo de crédito. |
Funciones principales
- Validar los datos fiscales del cliente y emitir las facturas (CFDI).
- Registrar cada factura en el tablero de cartera el mismo día que se emite.
- Enviar recordatorios preventivos y gestionar el cobro al vencimiento.
- Registrar y conciliar los pagos recibidos en el sistema contable.
- Reportar cada mes los indicadores de cobranza a la Gerencia.
Lo que no le toca
- Autorizar plazos de crédito especiales o notas de crédito: lo decide el Gerente de Administración y Finanzas.
- Negociar precios con el cliente: le corresponde al área Comercial.
- Suspender un servicio por adeudo: requiere visto bueno de Dirección General.
Cómo se mide
- Días de cartera (DSO): 35 días o menos.
- Cartera vencida a más de 90 días: 8 % o menos.
- Facturas correctas al primer intento: 97 % o más.
Perfil
- Escolaridad: técnico o licenciatura en contabilidad, administración o afín.
- Experiencia: uno a dos años en facturación o cobranza.
- Conocimientos: facturación electrónica CFDI 4.0, hojas de cálculo y un sistema contable.
- Competencias: orden, constancia en el seguimiento, trato firme y amable con clientes, buena redacción.
Fíjate en la sección de lo que no le toca. Es la que casi todas las empresas omiten y la que más pleitos evita, porque deja claro dónde termina este puesto y dónde empieza el del Gerente.
¿Qué errores evitar al hacer descripciones de puestos?
- Describir a la persona en vez del puesto, con sus mañas y habilidades particulares.
- Copiar plantillas de internet sin adaptarlas a cómo opera realmente tu empresa.
- Listar tareas sin resultados esperados: queda un documento que no sirve para evaluar.
- Hacerlas tan largas que nadie las lee ni las usa.
- No actualizarlas nunca y que en un año ya no reflejen la realidad.
¿Por dónde empezar?
Si en tu empresa cada quien «sabe lo que le toca» pero nada está por escrito, las descripciones de puestos son el primer paso para ordenar el área de personal — y el que hace posible todo lo demás.
En Setalent las elaboramos junto con tu equipo como parte de nuestros servicios de recursos humanos, alineadas a tus procesos reales y no a una plantilla genérica.
Si las descripciones son parte de un orden más amplio (procesos, organigrama e indicadores), eso es lo que hacemos en la consultoría empresarial para PyMEs.
Somos consultores certificados EC0249 del CONOCER, con BPMN 2.0 y Lean Six Sigma Black Belt.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre descripción y perfil de puesto?
La descripción define el puesto: qué hace, de quién depende y qué resultados se esperan. El perfil define a la persona ideal para ocuparlo: escolaridad, experiencia y competencias. En la práctica suelen integrarse en un mismo documento.
¿Cuánto tarda hacer las descripciones de puestos de una empresa?
Depende de cuántos puestos distintos existan, no de cuánta gente haya. Lo recomendable es avanzar por áreas, empezando por los puestos clave, en lugar de intentar documentar toda la organización de una sola vez.
¿Una empresa pequeña necesita descripciones de puestos?
Sí. De hecho, en una PyME es donde más se nota el desorden cuando no existen: los roles se traslapan, las tareas se caen entre dos personas y cada contratación se hace desde cero. Documentarlas ordena mucho con poco esfuerzo.
¿Sirven para la evaluación de desempeño?
Sí, y son su base. Sin una descripción con resultados esperados, la evaluación termina siendo una opinión sobre la persona. Con ella, se evalúa contra lo que el puesto exige, que es mucho más justo y defendible.
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- Ficha del puesto: objetivo, a quién reporta, lo que NO le toca y cómo se mide
- Las 5 responsabilidades, ordenadas por importancia
- 3 preguntas de entrevista que sí predicen desempeño
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