Cada vez que entro a una empresa que quiere ser más productiva, pregunto lo mismo: ¿cuánto tardan hoy en hacer esto? Y casi nunca hay respuesta. Hay impresiones, hay quejas, hay culpables sospechados. Números, casi nunca.
Eso ya dice mucho. Porque sin un punto de partida no hay forma de saber si algo mejoró, y entonces lo que se hace es probar cosas a ver cuál pega: capacitaciones, incentivos, juntas de seguimiento. A veces funcionan. Cuando funcionan, nadie sabe por qué.
Lo que sigue es lo que he visto que sí mueve la aguja, en el orden que he visto que funciona: medir primero, quitar lo que estorba, y después dejarlo por escrito para que la mejora no se evapore en tres meses. Lo de motivación y clima laboral, que es de lo que habla la mayor parte de este artículo, importa mucho. Pero sostiene la mejora; rara vez la genera.
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Antes de subirla, hay que saber en cuánto está
Productividad es una división: lo que produces entre lo que te cuesta producirlo. Suena obvio y aun así casi ninguna PyME con la que he trabajado tenía ese número.
La buena noticia es que no hace falta un sistema para sacarlo. Hace falta elegir una unidad que signifique algo para tu negocio y empezar a anotarla. Si vendes proyectos, mide horas por proyecto entregado. Si atiendes clientes, casos resueltos por persona a la semana. Si produces algo, piezas que salen bien a la primera sobre el total. Y si lo tuyo es administración, cuántos días tarda el cierre de mes y cuántas correcciones lleva.
El método más simple que conozco: escoge un proceso, pide que durante dos semanas se anote la hora de inicio y la de fin cada vez que se hace, y saca el promedio. Dos semanas de datos apuntados a mano valen más que un año de opiniones, incluidas las mías.
Cuando ya tengas ese número, te vas a encontrar con algo incómodo: buena parte del tiempo no se va en hacer el trabajo. Se va en esperar, buscar, corregir y explicar. Y ahí, justamente ahí, es donde la productividad sube sin pedirle a nadie que se esfuerce más.
Los cuatro que más pesan
En los levantamientos de proceso siempre aparecen los mismos cuatro ladrones de tiempo. Los ordeno por lo que he visto que cuestan, no por lo que dicen los manuales.
Esperar. Autorizaciones, respuestas, material, que alguien regrese de comer. El trabajo está listo pero detenido, y nadie lo contabiliza porque no se ve como trabajo.
Buscar. El archivo, el precio correcto, el formato bueno, a quién preguntarle. Este se dispara cuando nada está documentado, y es el que más subestiman los directores.
Corregir. Rehacer lo que salió mal cuesta doble: el tiempo original más el de arreglarlo. Y cuando el error sale del cliente, cuesta triple.
Repetir la explicación. Si el proceso vive en la cabeza de una persona, esa persona se vuelve un cuello de botella permanente. No por su culpa: por diseño.
Los cuatro tienen la misma raíz, y es una sola: no hay un proceso definido. Por eso documentar suele dar un salto de productividad mayor que cualquier programa de motivación, aunque sea infinitamente menos vistoso. Si quieres ver cómo se hace, lo dejé en la guía para documentar procesos.
Medir sin actuar no sirve de nada
Lo digo porque lo he visto: empresas que midieron, encontraron el problema, lo comentaron en junta, y seis meses después seguían igual. El dato por sí solo no cambia nada.
El paso que falta es plantear el cambio de forma que alguien pueda aprobarlo. Eso tiene su estructura y la dejé completa, con un ejemplo que puedes copiar, en qué es una propuesta de mejora. Y si buscas por qué área conviene empezar a mirar, en propuestas de mejora para una empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se mide la productividad de una empresa?
Dividiendo lo que se produce entre lo que cuesta producirlo. En una PyME conviene elegir una unidad concreta según el giro: horas por proyecto entregado, casos resueltos por persona a la semana, piezas buenas a la primera sobre piezas totales, o días que tarda el cierre de mes. Basta con anotar inicio y fin de un proceso durante dos semanas para tener una base real.
¿Qué hace que baje la productividad en una empresa?
Los cuatro desperdicios más comunes son esperar (autorizaciones, materiales, respuestas), buscar (archivos, precios, a quién preguntar), corregir trabajo mal hecho y repetir explicaciones porque el proceso no está documentado. Los cuatro provienen de la falta de un proceso definido, no de falta de esfuerzo de las personas.
¿Aumentar la productividad significa que la gente trabaje más?
No. La mayor parte del tiempo perdido en una empresa no ocurre mientras se trabaja, sino entre una tarea y otra: esperas, búsquedas y correcciones. Pedir más esfuerzo sobre un proceso desordenado aumenta el desgaste y la rotación sin mejorar el resultado.
¿Cuánto tarda en notarse una mejora de productividad?
Ordenar un solo proceso suele dar resultados visibles en semanas: menos reprocesos, menos preguntas repetidas y capacitación más rápida. Los cambios de fondo en toda la operación se miden en meses, porque implican cambiar hábitos de trabajo, no solo documentos.
¿Conviene comprar un software para aumentar la productividad?
No como primer paso. La tecnología multiplica lo que ya funciona, pero si el proceso está desordenado lo que se automatiza es el desorden. Primero se mide y se ordena el proceso; después se elige la herramienta que lo soporte. Cuando llega ese momento, nuestro trabajo de consultoría de IA parte justo de ahí.
Alfredo Capula. Consultor certificado EC0249 (CONOCER) y Lean Six Sigma Black Belt.
